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Succes Story Ragaller

Ziele

Konventioneller Rechnungsdruck und Versand per Post sind aufwendig und teuer. Porto- und das Eintüten der Rechnungen verursachen Kosten, die keinen Mehrwert bringen, jedoch bezahlt werden müssen. Reduzieren Sie Ihre Kosten! Einfach und schnell mit elektronischem Rechnungsversand. SmartComm verspricht kurze Einführungszeiten und eine voll integrierte Abwicklung mit bestehenden ERP/Warenwirtschafts-Systemen. Folgende Ziele wurden im Projekt verfolgt:

• Aufwand des manuellen Eintütens zu reduzieren
• Personaleinsatz effektiver im Unternehmen einzusetzen
• Kostenreduktion für Druck und Porto

SmartComm

SmartComm

Versenden Sie Ihre Rechnungen per email oder EDI an Ihre Geschäftspartner und behalten Sie alles im Überblick. SmartComm automatisiert den gesamten Ablauf vom Importieren über das Versenden dieser bis hin zur Archivierung der Rechnungen. SmartComm importiert Ihre Rechnungen vom ERP-System und versendet diese per email oder per EDI an Ihren Kunden. Durch die automatisierten Sendebestätigungen haben Sie immer den vollen Überblick, welche Rechnungen in welchem Format zugestellt wurden. Emails können per Lesebestätigung von Ihren Partnern bestätigt werden. Detaillierte Informationen erhält der Sachbearbeiter/-in (Rechnungserzeuger: Benutzer des ERP-Systems) per email. SmartComm reagiert, wenn Postfächer voll sind oder emails nicht zugestellt werden können. Nach drei Zustellversuchen eskaliert das System und sendet eine email an den Sachbearbeiter/-in.

Technologie

SmartComm ist eine Web-Applikation und läuft auf jedem gängigen Applikations-Server (Tomcat, JBoss, Jetty, etc.). Durch die Web-Fähigkeit können Sie von überall auf SmartComm zugreifen. Die Rechnungen werden vom ERP-System in eine Zwischen-Tabelle geschrieben und die Rechnung wird an einem beliebigen Ort als PDF-Datei abgelegt. SmartComm importiert diese Daten und stößt automatisch den email-Versand oder die EDIErstellung an. Nach Versenden der Rechnungen erhält der Sachbearbeiter/-in ein Protokoll via email, welche Rechnungen nun per email an welche Adresse oder EDI-Empfänger versendet wurden. Lesebestätigungen werden sofort protokolliert und können jederzeit eingesehen werden.

Individuelle Templates:

Sie können uns ihre email Templates nach ihrer CI „Corporate Identity“ zur Verfügung stellen. Wir übernehmen diese in alle emails, die SmartComm generiert.

FTP / SFTP Transfer:

Sicherer Datentransfer von EDI-Nachrichten per SFTP.

Exchange Server Anbindung:

Wir nutzen Ihren Exchange Server, um die emails zu versenden. Damit stellen wir für sie sicher, dass alle emails über ihren Exchange Server laufen.

Multi Datenbank:

Leichte Anbindung an bestehendes ERP-System durch Import mittels XML oder direkt über die Datenbank (MySL,MSSQL,Oracle, etc.). Support aller JDBC fähigen Datenbanken.

Archivierung:

SmartComm kann ihre Ausgangsrechnung in einem gesetzlich zertifizierten Format archivieren.

Dezentrale Steuerung:

Rechnungen können aus verschiedenen Systemen eingelesen und zentral versendet und archiviert werden.

Projektfazit

Wir kennen die Ragaller GmbH als zuverlässigen und hoch-kompetenten Partner. Wir optimieren und verschlanken gerne die Prozesse und freuen uns riesig über jeden Projekterfolg. Auch in diesem Projekt war die Zusammenarbeit sehr angenehm. Die Basis des Projekterfolges ist auch der transparenten und guten Zusammenarbeit zu verdanken. Dafür möchten wir uns herzlich bei der Ragaller GmbH bedanken.

Kunde

„Wir freuen uns, dass wir bei einer so kurzen Einführungszeit von SmartComm ab dem ersten Tag an unsere Rechnungen problemlos versenden konnten. Wir sparen 0,80-1,00 € pro Rechnung. Das macht bei 3.000 Rechnungen im Monat 36.000 € im Jahr. Unser Projekt hat sich innerhalb von 3 Monaten amortisiert. Wir freuen uns über den Erfolg und schauen eifrig auf die kommenden Projekte, die wir mit der acar software GmbH realisieren möchten.“

IT-Leiter Herr Prox

Firmendaten

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45128 Essen


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